แปลเอกสารประมูลงานโครงการโครงสร้างพื้นฐานภาครัฐ

ภาพรวมเส้นทางแปลและรับรองเอกสารให้ครบรอบเดียว

งานแปลและรับรองที่จบในรอบเดียวเริ่มจากคำถามเดียวคือ เอกสารจะไปใช้ที่หน่วยงานใด ประเทศใด และเพื่อวัตถุประสงค์อะไร คำตอบนี้กำหนดว่าจะต้องผ่านนิติกรณ์ ต้องขอ Apostille หรือต้องรับรองสถานทูตเพิ่ม

ลำดับมาตรฐานคือ ตรวจสอบข้อกำหนดปลายทาง → คัดเอกสารต้นฉบับให้เป็นฉบับล่าสุด → แปลและตรวจทานเทียบต้นฉบับ → รับรองคำแปล → นิติกรณ์กรมการกงสุล → Apostille หรือสถานทูตปลายทาง

การเสียเวลาส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดที่ขั้นตอนแปล แต่เกิดจากเอกสารต้นฉบับที่ไม่พร้อม เช่น สำเนาที่ไม่ได้รับรอง เอกสารหมดอายุ หรือชื่อไม่ตรงกันระหว่างฉบับ การตรวจชุดเอกสารก่อนเริ่มจึงเป็นขั้นที่คุ้มค่าที่สุด

ข้อควรรู้เฉพาะคู่ภาษาไทย–ทุกภาษา

งานหลายภาษาในชุดเดียวควรวางลำดับให้เสร็จเป็นชุด เพราะกรมการกงสุลตรวจคำแปลทีละฉบับ การส่งเป็นชุดพร้อมต้นฉบับครบทำให้ตรวจจบในรอบเดียวและลดโอกาสถูกเรียกเอกสารเพิ่ม

ถ้าปลายทางต่างประเทศหลายแห่ง ให้แยกชุดตามประเทศตั้งแต่ต้น อย่ารวมเป็นชุดเดียว

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

อันดับแรกคือการใช้สำเนาที่ผู้ยื่นรับรองเอง ทั้งที่ปลายทางกำหนดสำเนาที่หน่วยงานผู้ออกรับรอง อันดับสองคือชื่อสะกดไม่ตรงกันระหว่างเอกสารในชุดเดียวกัน และอันดับสามคือเอกสารหมดอายุตามเกณฑ์ของปลายทางระหว่างที่รอขั้นตอนรับรอง

ข้อผิดพลาดทั้งสามป้องกันได้ด้วยการตรวจชุดเอกสารทั้งหมดพร้อมกันก่อนเริ่ม แทนการทยอยส่งทีละฉบับ

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มงาน

• ☑ระบุหน่วยงานปลายทางและประเทศที่จะใช้เอกสารให้ชัดเจนก่อนสั่งแปล
• ☑ตรวจว่าต้นฉบับเป็นฉบับล่าสุดและยังไม่หมดอายุตามที่ปลายทางกำหนด
• ☑เทียบการสะกดชื่อ–นามสกุลกับหนังสือเดินทางทุกตัวอักษร
• ☑ยืนยันว่าปลายทางต้องการ Apostille หรือการรับรองสถานทูต
• ☑เก็บสำเนาดิจิทัลของทุกฉบับก่อนส่งต้นฉบับเข้าสู่กระบวนการ

กรอบเวลาการทำงานโดยประมาณ

อภิธานศัพท์ที่ใช้ในเอกสารรับรอง

นิติกรณ์ (Legalization)

การรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารหรือคำแปล โดยกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างประเทศภาคี มีผลกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

Certified Translation

คำแปลที่มาพร้อมคำรับรองของผู้แปลหรือผู้ให้บริการว่าแปลถูกต้องครบถ้วนตรงตามต้นฉบับ

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ตามระเบียบของสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์

เอกสารมหาชน (Public Document)

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน คำพิพากษา ซึ่งเข้าเส้นทาง Apostille ได้โดยตรง

หมายเหตุผู้แปล (Translator's Note)

ข้อความที่ผู้แปลระบุเพื่ออธิบายส่วนที่อ่านไม่ออก ตราประทับ หรือความต่างของระบบปฏิทิน โดยไม่แต่งเติมเนื้อหา

แหล่งอ้างอิงทางการ

• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — การรับรองเอกสาร / นิติกรณ์ และ Apostille
• HCCH (Hague Conference on Private International Law) — Apostille Convention — สถานะภาคีและวันมีผลใช้บังคับ
• สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ — ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร
• กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย — งานทะเบียนราษฎรและการคัดสำเนาเอกสารทะเบียน