ข้อควรระวังของ การวางลำดับขั้นตอนเอกสารทั้งเส้นทางให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น มีอะไรบ้าง

การประเมินระยะเวลาอย่างสมจริง

ระยะเวลาดำเนินการขึ้นอยู่กับปริมาณคำร้องในช่วงนั้น ความครบถ้วนของเอกสาร คุณภาพลายพิมพ์นิ้วมือ และช่องทางที่ยื่น ศูนย์ฯ มีระบบติดตามหมายเลขพัสดุไปรษณีย์สำหรับคำร้องที่ยื่นด้วยตนเอง ซึ่งใช้ตรวจสถานะการจัดส่งผลได้

หากปลายทางต้องการเอกสารที่ผ่านนิติกรณ์หรือ Apostille ต้องบวกเวลาของกรมการกงสุลเพิ่ม และหากประเทศปลายทางไม่ใช่ภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ต้องบวกเวลาของสถานเอกอัครราชทูตนั้นอีกชั้นหนึ่ง

แนวทางที่ปลอดภัยคือ นับถอยหลังจากวันนัดยื่นจริงของหน่วยงานปลายทาง แล้ววางลำดับงานย้อนกลับ พร้อมเผื่อรอบแก้ไขเอกสารไว้อย่างน้อยหนึ่งรอบ

ความแตกต่างตามประเทศปลายทาง

เส้นทางเอกสารแตกแยกกันตั้งแต่ต้นที่คำถามเดียวคือ ประเทศปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille หรือไม่ หากเป็นภาคี เอกสารมหาชนของไทยจบที่ใบ Apostille ที่ออกโดยกรมการกงสุล หากไม่ใช่ภาคี ต้องผ่านนิติกรณ์แล้วนำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในประเทศไทย

ภาษาของคำแปลก็ต่างกันตามปลายทาง บางประเทศรับคำแปลภาษาอังกฤษ บางประเทศกำหนดคำแปลเป็นภาษาราชการของตนและกำหนดผู้แปลที่ยอมรับ จึงควรยืนยันข้อกำหนดกับหน่วยงานผู้รับก่อนสั่งแปล

ควรตรวจสอบสถานะภาคีจากรายชื่อของ HCCH โดยตรง เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงและมีข้อยกเว้นระหว่างบางรัฐภาคี

เช็กลิสต์ก่อนยื่น

• ✓หลักฐานการเปลี่ยนชื่อ-สกุล ใบสำคัญการสมรสหรือหย่า หากมีการเปลี่ยนแปลง
• ✓หนังสือยินยอมจากผู้ปกครอง กรณีผู้ร้องอายุต่ำกว่า 20 ปี
• ✓สำเนาทุกฉบับคมชัด เห็นรูปถ่ายและตัวอักษรครบ
• ✓แผนขั้นตอนต่อเนื่อง (แปล / นิติกรณ์ หรือ Apostille / สถานทูตปลายทาง) ตามข้อกำหนดของผู้รับเอกสาร
• ✓คำร้องขอหนังสือรับรองความประพฤติตามแบบของศูนย์ฯ กรอกครบทุกช่อง

ลำดับงานทั้งกระบวนการ

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อย

• สำเนาไม่ชัด โดยเฉพาะสำเนาที่ถ่ายจากภาพในโทรศัพท์แล้วพิมพ์ต่อ
• ขอเอกสารล่วงหน้านานเกินไปจนเกินเกณฑ์อายุที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ
• ลายพิมพ์นิ้วมือจาง เลอะ หรือเคลื่อน ทำให้เทียบฐานข้อมูลไม่ได้
• ชื่อ-สกุลภาษาอังกฤษในคำร้องไม่ตรงกับหนังสือเดินทาง
• ขาดหลักฐานทางทหารของชายสัญชาติไทยอายุ 17–45 ปี
• ขาดหลักฐานการยื่นคำร้องขอวีซ่า ทั้งที่ระบุวัตถุประสงค์เพื่อยื่นวีซ่า

อภิธานศัพท์

กองทะเบียนประวัติอาชญากรรม

หน่วยงานของสำนักงานตำรวจแห่งชาติที่ดูแลการตรวจสอบประวัติอาชญากรรมสำหรับการใช้งานภายในประเทศ ซึ่งเป็นคนละกระบวนการกับหนังสือรับรองความประพฤติ

นิติกรณ์ (Legalization)

การรับรองลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์ละ 200 บาทสำหรับบริการปกติ

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตปลายทางระหว่างรัฐภาคี มีผลกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

Testimony Memorandum

บันทึกถ้อยคำตามแบบของศูนย์ฯ มีทั้งฉบับสำหรับผู้ถือสัญชาติไทยและผู้ถือสัญชาติอื่น

Letter of Power of Attorney

หนังสือมอบอำนาจตามแบบที่ศูนย์ฯ เผยแพร่ ใช้เมื่อให้ผู้อื่นยื่นคำร้องหรือรับผลแทน

แบบพิมพ์ลายนิ้วมือ

แบบฟอร์มบันทึกลายพิมพ์นิ้วมือ มีฉบับเฉพาะสำหรับการตรวจสอบประวัติจากนอกประเทศไทย