ปัญหาการอัปโหลดเอกสารระบบนิติกรณ์ออนไลน์ กงสุล

ยื่นทางไปรษณีย์และการดำเนินการโดยไม่ต้องเดินทาง

กรมการกงสุลมีช่องทางรับรองเอกสารทางไปรษณีย์ ซึ่งกำหนดให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนหรือหนังสือเดินทางของเจ้าของเอกสารและผู้รับมอบอำนาจ เอกสารฉบับจริงพร้อมสำเนา คำแปลที่ผู้แปลลงนามรับรอง และค่าธรรมเนียมในรูปแบบธนาณัติตามที่กำหนด

ต้องแนบซองสำหรับส่งเอกสารกลับพร้อมชำระค่าบริการจัดส่งให้เรียบร้อย หากส่งค่าธรรมเนียมในรูปแบบอื่นนอกเหนือจากที่ประกาศไว้ เรื่องจะไม่ได้รับการพิจารณา

ช่องทางไปรษณีย์เหมาะกับผู้ที่อยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ แต่ใช้เวลารวมนานกว่าการยื่นด้วยตนเอง เพราะต้องรวมเวลาขนส่งทั้งขาไปและขากลับเข้าไปในแผนงาน

เอกสารไทยที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศ

เอกสารไทยต้องเริ่มจากฉบับที่ออกหรือคัดรับรองโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจ จากนั้นจึงแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาที่ปลายทางกำหนด แล้วยื่นนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล

ขั้นสุดท้ายขึ้นกับสถานะของประเทศปลายทาง ถ้าเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮกและอนุสัญญามีผลระหว่างกัน เอกสารจบที่ Apostille ถ้าไม่ใช่ ต้องนำไปรับรองต่อที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศนั้นในประเทศไทย

การตรวจสถานะภาคีจากตารางของ HCCH ก่อนเริ่มงาน ช่วยตัดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกได้ทั้งขั้น และเป็นจุดที่ประหยัดเวลาได้มากที่สุดในทั้งกระบวนการ

การวางแผนเมื่อมีวันยื่นที่แน่นอน

เมื่อมีวันนัดยื่นหรือวันเดินทางที่แน่นอน ให้นับถอยหลังจากวันนั้น โดยกันเวลาให้ขั้นตอนที่ควบคุมไม่ได้ก่อนเสมอ ได้แก่ รอบของหน่วยงานผู้ออกเอกสาร รอบคิวนิติกรณ์ และรอบรับเรื่องของสถานทูตปลายทาง

เวลาที่เหลือจึงนำมาจัดสรรให้งานแปลและงานตรวจทาน ซึ่งเป็นส่วนที่ยืดหยุ่นได้มากที่สุด การจัดลำดับแบบนี้ลดความเสี่ยงที่เอกสารจะเสร็จหลังวันยื่น

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มงาน

• ☑แยกเอกสารเป็นสองกอง คือเอกสารมหาชนกับเอกสารเอกชน เพราะเส้นทางรับรองต่างกัน
• ☑ตรวจว่ามีเอกสารเชื่อมประวัติครบ เช่น หนังสือเปลี่ยนชื่อ–สกุลทุกฉบับตามลำดับเวลา
• ☑สแกนเก็บเอกสารทุกฉบับก่อนส่งเข้ากระบวนการ เพื่อใช้อ้างอิงหากต้องแก้ไข
• ☑ตรวจรอบรับเรื่องและวันหยุดราชการของสัปดาห์ที่จะยื่น
• ☑ยืนยันที่อยู่จัดส่งคืนและผู้รับปลายทางก่อนเริ่มดำเนินการ

กรอบเวลาการทำงานโดยประมาณ

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• •ใช้สำเนาที่ผู้ยื่นรับรองเอง ทั้งที่ปลายทางกำหนดฉบับคัดรับรองจากหน่วยงานผู้ออก
• •ชื่อสะกดไม่ตรงกันระหว่างหนังสือเดินทางกับเอกสารราชการในชุดเดียวกัน
• •คำแปลไม่มีข้อความรับรองของผู้แปลหรือไม่มีลายมือชื่อกำกับ
• •เอกสารเอกชนยังไม่ผ่านการรับรองลายมือชื่อก่อนเข้าขั้นนิติกรณ์
• •เอกสารหมดอายุตามเกณฑ์ของปลายทางระหว่างที่รอขั้นตอนรับรอง
• •ตราประทับหรือลายมือชื่อบนต้นฉบับเลือน ตรวจสอบไม่ได้

อภิธานศัพท์งานรับรองเอกสาร

นิติกรณ์ (Legalization)

การรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารหรือคำแปล โดยกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างรัฐภาคี มีผลใช้บังคับกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

เอกสารมหาชน (Public Document)

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน คำพิพากษา ซึ่งเข้าเส้นทาง Apostille ได้โดยตรง

เอกสารเอกชน (Private Document)

เอกสารที่ลงนามโดยบุคคลหรือนิติบุคคล เช่น สัญญา หนังสือมอบอำนาจ ต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อก่อนเข้าขั้นนิติกรณ์

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ตามระเบียบของสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์

คร.22

การบันทึกทะเบียนฐานะแห่งครอบครัว ใช้เมื่อจดทะเบียนสมรสหรือหย่าในต่างประเทศแล้วนำมาบันทึกไว้ในทะเบียนของไทย

Certified Correct Translation

ข้อความรับรองของผู้แปลที่ระบุว่าคำแปลถูกต้องตรงตามต้นฉบับ ซึ่งต้องปรากฏบนคำแปลที่ยื่นนิติกรณ์

แหล่งอ้างอิงทางการ

• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — รับรองนิติกรณ์เอกสาร — ขั้นตอน สถานที่ และเวลาทำการ
• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — บริการรับรองเอกสารทางไปรษณีย์ (ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์ละ 200 บาท)
• HCCH (Hague Conference on Private International Law) — Apostille Convention — ตารางสถานะภาคีและวันมีผลใช้บังคับ
• สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ — ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร
• กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย — งานทะเบียนราษฎรและการคัดรับรองเอกสารทะเบียน