เอกสารแคนาดา ใช้ในไทย ต้องรับรองอย่างไร

นิติกรณ์เอกสารคืออะไร และอยู่ตรงไหนของกระบวนการ

นิติกรณ์ (Legalization) คือการที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองว่า ลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารหรือบนคำแปลนั้นเป็นของเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจจริง กรมการกงสุลไม่ได้รับรองว่าข้อความในเอกสารเป็นความจริง แต่รับรองความถูกต้องของผู้ลงนาม ซึ่งเป็นสิ่งที่หน่วยงานปลายทางในต่างประเทศใช้เป็นหลักในการยอมรับเอกสาร

ลำดับของงานจึงสำคัญกว่าความเร็ว เอกสารต้องถูกออกหรือคัดรับรองโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจก่อน จากนั้นจึงแปล (ถ้าจำเป็น) แล้วจึงเข้าสู่ขั้นนิติกรณ์ และสุดท้ายจึงเป็นขั้นตอนปลายทาง คือ Apostille สำหรับประเทศภาคีอนุสัญญากรุงเฮก หรือการรับรองซ้ำที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศที่ไม่ใช่ภาคี

จุดที่ทำให้เสียเวลามากที่สุดไม่ใช่ขั้นตอนของกรมการกงสุล แต่คือการเตรียมต้นฉบับผิดประเภท เช่น ใช้สำเนาที่ผู้ยื่นรับรองเอง ทั้งที่ต้องใช้ฉบับคัดรับรองจากหน่วยงานผู้ออก ทำให้ต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งชุด

เอกสารจากต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในประเทศไทย

เอกสารที่ออกในต่างประเทศต้องได้รับการรับรองจากต้นทางก่อน หากประเทศต้นทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ให้ขอ Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้น หากไม่ใช่รัฐภาคี ให้ผ่านการรับรองของกระทรวงการต่างประเทศต้นทางและสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้น

เมื่อเอกสารเข้ามาถึงประเทศไทยแล้ว ขั้นต่อไปคือการแปลเป็นภาษาไทยพร้อมข้อความรับรองของผู้แปล และยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ก่อนนำไปใช้กับสำนักงานเขต กรมการปกครอง กรมพัฒนาธุรกิจการค้า สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง หรือศาลไทย ตามแต่วัตถุประสงค์

ควรตรวจกับหน่วยงานผู้รับในไทยก่อนว่าต้องการคำแปลรูปแบบใดและต้องผ่านนิติกรณ์หรือไม่ เพราะหน่วยงานแต่ละแห่งมีระเบียบภายในต่างกัน

การวางแผนเมื่อมีวันยื่นที่แน่นอน

เมื่อมีวันนัดยื่นหรือวันเดินทางที่แน่นอน ให้นับถอยหลังจากวันนั้น โดยกันเวลาให้ขั้นตอนที่ควบคุมไม่ได้ก่อนเสมอ ได้แก่ รอบของหน่วยงานผู้ออกเอกสาร รอบคิวนิติกรณ์ และรอบรับเรื่องของสถานทูตปลายทาง

เวลาที่เหลือจึงนำมาจัดสรรให้งานแปลและงานตรวจทาน ซึ่งเป็นส่วนที่ยืดหยุ่นได้มากที่สุด การจัดลำดับแบบนี้ลดความเสี่ยงที่เอกสารจะเสร็จหลังวันยื่น

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มงาน

• ☑ยืนยันภาษาของคำแปลที่ปลายทางยอมรับ ก่อนสั่งแปลทั้งชุด
• ☑ตรวจว่าเอกสารนิติบุคคลคัดรับรองใหม่ภายในกรอบอายุที่ปลายทางกำหนด
• ☑เตรียมหนังสือมอบอำนาจตามแบบที่หน่วยงานผู้รับกำหนด
• ☑ตรวจว่าตราประทับและลายมือชื่อบนต้นฉบับคมชัด อ่านออกได้ทั้งฉบับ
• ☑จดวันที่ของทุกขั้นตอนไว้ เพื่อคำนวณวันหมดอายุของเอกสารแต่ละฉบับ

กรอบเวลาการทำงานโดยประมาณ

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• •เลือกเส้นทาง Apostille ทั้งที่ประเทศปลายทางไม่ใช่รัฐภาคี หรืออนุสัญญาไม่มีผลระหว่างคู่รัฐนั้น
• •ขาดเอกสารเชื่อมประวัติ เช่น หนังสือเปลี่ยนชื่อ–สกุล ทำให้ปลายทางเชื่อมบุคคลไม่ได้
• •ใช้แบบฟอร์มมอบอำนาจทั่วไป ทั้งที่หน่วยงานผู้รับมีแบบฟอร์มเฉพาะ
• •เอกสารนิติบุคคลคัดรับรองเกินกรอบอายุที่ปลายทางกำหนด
• •ส่งค่าธรรมเนียมทางไปรษณีย์ในรูปแบบที่ไม่ตรงกับที่ประกาศไว้
• •จำนวนชุดไม่พอ เพราะปลายทางเก็บฉบับจริงไว้ทั้งหมด

อภิธานศัพท์งานรับรองเอกสาร

นิติกรณ์ (Legalization)

การรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารหรือคำแปล โดยกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างรัฐภาคี มีผลใช้บังคับกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

เอกสารมหาชน (Public Document)

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน คำพิพากษา ซึ่งเข้าเส้นทาง Apostille ได้โดยตรง

เอกสารเอกชน (Private Document)

เอกสารที่ลงนามโดยบุคคลหรือนิติบุคคล เช่น สัญญา หนังสือมอบอำนาจ ต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อก่อนเข้าขั้นนิติกรณ์

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ตามระเบียบของสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์

คร.22

การบันทึกทะเบียนฐานะแห่งครอบครัว ใช้เมื่อจดทะเบียนสมรสหรือหย่าในต่างประเทศแล้วนำมาบันทึกไว้ในทะเบียนของไทย

Certified Correct Translation

ข้อความรับรองของผู้แปลที่ระบุว่าคำแปลถูกต้องตรงตามต้นฉบับ ซึ่งต้องปรากฏบนคำแปลที่ยื่นนิติกรณ์

แหล่งอ้างอิงทางการ

• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — รับรองนิติกรณ์เอกสาร — ขั้นตอน สถานที่ และเวลาทำการ
• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — บริการรับรองเอกสารทางไปรษณีย์ (ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์ละ 200 บาท)
• HCCH (Hague Conference on Private International Law) — Apostille Convention — ตารางสถานะภาคีและวันมีผลใช้บังคับ
• สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ — ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร
• กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย — งานทะเบียนราษฎรและการคัดรับรองเอกสารทะเบียน