รับรองใบแสดงผลการศึกษา (Transcript) ต่างชาติ ใช้ในไทย

เอกสารการศึกษาและการประเมินวุฒิ

ปริญญาบัตรและใบแสดงผลการศึกษาควรใช้ฉบับภาษาอังกฤษที่สถาบันออกให้เอง เพราะถือเป็นเอกสารจากผู้ออกโดยตรงและตรงกับชื่อหลักสูตรทางการ หากใช้ฉบับภาษาไทยแล้วแปล ต้องแปลชื่อปริญญาให้ตรงกับที่สถาบันใช้ ไม่แปลตามความหมายทั่วไป

หน่วยงานประเมินวุฒิในต่างประเทศบางแห่งกำหนดให้สถาบันส่งเอกสารถึงตนโดยตรงแบบปิดผนึก ในกรณีนั้นเอกสารที่ผ่านนิติกรณ์ใช้ประกอบเท่านั้น ควรตรวจเงื่อนไขนี้ก่อนสั่งทำทั้งชุด

สำหรับการสมัครเรียนหรือขอใบประกอบวิชาชีพ ควรตรวจสอบด้วยว่าปลายทางต้องการเอกสารฉบับจริงหรือรับสำเนาที่ผ่านการรับรอง เพราะมีผลต่อจำนวนชุดที่ต้องทำ

เอกสารจากต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในประเทศไทย

เอกสารที่ออกในต่างประเทศต้องได้รับการรับรองจากต้นทางก่อน หากประเทศต้นทางเป็นรัฐภาคีอนุสัญญากรุงเฮก ให้ขอ Apostille จากหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศนั้น หากไม่ใช่รัฐภาคี ให้ผ่านการรับรองของกระทรวงการต่างประเทศต้นทางและสถานเอกอัครราชทูตไทยในประเทศนั้น

เมื่อเอกสารเข้ามาถึงประเทศไทยแล้ว ขั้นต่อไปคือการแปลเป็นภาษาไทยพร้อมข้อความรับรองของผู้แปล และยื่นรับรองคำแปลที่กรมการกงสุล ก่อนนำไปใช้กับสำนักงานเขต กรมการปกครอง กรมพัฒนาธุรกิจการค้า สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง หรือศาลไทย ตามแต่วัตถุประสงค์

ควรตรวจกับหน่วยงานผู้รับในไทยก่อนว่าต้องการคำแปลรูปแบบใดและต้องผ่านนิติกรณ์หรือไม่ เพราะหน่วยงานแต่ละแห่งมีระเบียบภายในต่างกัน

เอกสารเฉพาะเรื่อง: ปริญญาบัตรและใบแสดงผลการศึกษา

ควรใช้ฉบับภาษาอังกฤษที่สถาบันออกให้โดยตรง พร้อมลายมือชื่อเจ้าหน้าที่ทะเบียนที่ตรวจสอบได้

หน่วยงานผู้ออกเอกสาร: สถาบันการศึกษาผู้ออกเอกสาร

ข้อควรระวัง: ชื่อปริญญาและชื่อหลักสูตรต้องใช้ตามที่สถาบันใช้ในเอกสารทางการ ไม่แปลตามความหมายทั่วไป

การตรวจคุณภาพชุดเอกสารก่อนยื่นจริง

ชุดเอกสารที่พร้อมยื่นควรผ่านการตรวจสามชั้น คือ ตรวจความครบถ้วนเทียบ checklist ของหน่วยงานผู้รับ ตรวจความสอดคล้องของชื่อ วันที่ และเลขประจำตัวข้ามฉบับ และตรวจว่าลำดับการรับรองถูกต้องตามเส้นทางที่เลือก

การให้เจ้าของเอกสารยืนยันร่างคำแปลก่อนพิมพ์ฉบับจริงเป็นขั้นที่ประหยัดเวลามากที่สุด เพราะการแก้ไขหลังผ่านการรับรองแล้วต้องเริ่มกระบวนการรับรองใหม่ทั้งฉบับ

เช็กลิสต์ก่อนเริ่มงาน

• ☑รวบรวมรายการเอกสารจากเว็บไซต์ทางการของหน่วยงานผู้รับเป็นฉบับอ้างอิงเดียว
• ☑ตรวจอายุเอกสารที่ปลายทางกำหนด แล้วจัดลำดับให้เอกสารอายุสั้นทำเป็นลำดับท้าย
• ☑ตรวจว่าคำแปลมีข้อความรับรองของผู้แปลและลายมือชื่อครบทุกฉบับ
• ☑ตรวจว่าเอกสารเอกชนผ่านการรับรองลายมือชื่อก่อนเข้าขั้นนิติกรณ์แล้ว
• ☑วางแผนวันยื่นโดยเผื่อรอบเวลาของหน่วยงานที่ควบคุมไม่ได้

กรอบเวลาการทำงานโดยประมาณ

สาเหตุที่เอกสารถูกตีกลับบ่อยที่สุด

• •เลือกเส้นทาง Apostille ทั้งที่ประเทศปลายทางไม่ใช่รัฐภาคี หรืออนุสัญญาไม่มีผลระหว่างคู่รัฐนั้น
• •ขาดเอกสารเชื่อมประวัติ เช่น หนังสือเปลี่ยนชื่อ–สกุล ทำให้ปลายทางเชื่อมบุคคลไม่ได้
• •ใช้แบบฟอร์มมอบอำนาจทั่วไป ทั้งที่หน่วยงานผู้รับมีแบบฟอร์มเฉพาะ
• •เอกสารนิติบุคคลคัดรับรองเกินกรอบอายุที่ปลายทางกำหนด
• •ส่งค่าธรรมเนียมทางไปรษณีย์ในรูปแบบที่ไม่ตรงกับที่ประกาศไว้
• •จำนวนชุดไม่พอ เพราะปลายทางเก็บฉบับจริงไว้ทั้งหมด

อภิธานศัพท์งานรับรองเอกสาร

นิติกรณ์ (Legalization)

การรับรองความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับบนเอกสารหรือคำแปล โดยกองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

Apostille

ใบรับรองตามอนุสัญญากรุงเฮก ใช้แทนการรับรองซ้ำที่สถานทูตระหว่างรัฐภาคี มีผลใช้บังคับกับประเทศไทยตั้งแต่ 22 ธันวาคม 2024

เอกสารมหาชน (Public Document)

เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐ เช่น สูติบัตร ทะเบียนบ้าน คำพิพากษา ซึ่งเข้าเส้นทาง Apostille ได้โดยตรง

เอกสารเอกชน (Private Document)

เอกสารที่ลงนามโดยบุคคลหรือนิติบุคคล เช่น สัญญา หนังสือมอบอำนาจ ต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อก่อนเข้าขั้นนิติกรณ์

Notarial Services Attorney

ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ตามระเบียบของสภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์

คร.22

การบันทึกทะเบียนฐานะแห่งครอบครัว ใช้เมื่อจดทะเบียนสมรสหรือหย่าในต่างประเทศแล้วนำมาบันทึกไว้ในทะเบียนของไทย

Certified Correct Translation

ข้อความรับรองของผู้แปลที่ระบุว่าคำแปลถูกต้องตรงตามต้นฉบับ ซึ่งต้องปรากฏบนคำแปลที่ยื่นนิติกรณ์

แหล่งอ้างอิงทางการ

• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — รับรองนิติกรณ์เอกสาร — ขั้นตอน สถานที่ และเวลาทำการ
• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ — บริการรับรองเอกสารทางไปรษณีย์ (ค่าธรรมเนียมนิติกรณ์ละ 200 บาท)
• HCCH (Hague Conference on Private International Law) — Apostille Convention — ตารางสถานะภาคีและวันมีผลใช้บังคับ
• สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์ — ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร
• กรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย — งานทะเบียนราษฎรและการคัดรับรองเอกสารทะเบียน